Optymalizacja kosztów zatrudnienia pracowników

W Filipiak Babicz TAX sprawdzamy, z czego wynikają koszty zatrudnienia pracowników w Twojej firmie oraz jakie rozwiązania warto wdrożyć, by je ograniczyć.

Umów rozmowę z nami Poznaj nasze podejście

Decyzję o wdrożeniu podejmujesz po audycie, a nie przed nim

Nasze działania rozpoczynamy od bezpłatnej konsultacji, w trakcie której poznajemy Twoją firmę i jej problemy. Kolejnym krokiem jest przeprowadzenie audytu. Po jego zakończeniu otrzymujesz od nas raport pokazujący możliwe warianty ograniczenia kosztów zatrudnienia, warunki ich zastosowania, ryzyka, konkretny efekt finansowy oraz zakres dalszych niezbędnych prac. Dopiero na tej podstawie decydujesz, czy wdrożenie ma dla Ciebie ekonomiczny i organizacyjny sens.

Umów rozmowę z nami
~6,8 tys. zł

Pełny koszt pracodawcy przy wynagrodzeniu 4 000 zł netto i wskazanych założeniach modelu.

25 etatów

Liczba etatów, od której co do zasady może powstać obowiązek wpłat na PFRON, jeżeli nie jest osiągnięty właściwy wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami.

Ile naprawdę kosztuje pracownik?

W przypadku umowy o pracę wynagrodzenie wynoszące 4 000 zł netto może oznaczać dla pracodawcy łączny koszt zatrudnienia pracownika rzędu nawet ok. 6,8 tys. zł miesięcznie (stan na 2026 r.). Pełna kwota obciążeń pracodawcy zależy jednak od wielu czynników.

Dlatego nie zaczynamy od obietnicy oszczędności. Najpierw ustalamy, które elementy kosztów zatrudnienia wynikają z obowiązkowych obciążeń, które z przyjętego w Twojej firmie modelu wynagradzania, a które po prostu wymagają korekty lub uporządkowania.

  1. Brutto 5 546 zł Podstawa naliczeń podatkowych i składkowych.
  2. Składki i wpłaty 1 219 zł Składki i wpłaty finansowane przez pracodawcę.
  3. Pełny koszt 6 765 zł Modelowy miesięczny koszt pracodawcy.

Za pracownika płacisz nawet 169% kwoty, którą dostaje on „na rękę” – to jest klin podatkowy

Z czego składają się składki ZUS i wpłaty pracodawcy?

Składka emerytalna
9,76%
541 zł
Składka rentowa
6,50%
360 zł
Składka wypadkowa
1,67%
93 zł
Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy
2,45%
136 zł
Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
0,10%
6 zł
Wpłata pracodawcy do PPK
1,50%
83 zł
Razem składki i wpłaty
21,98% brutto
1 219 zł

Założenia modelu Umowa o pracę, pracownik powyżej 26. roku życia, standardowe koszty uzyskania przychodów, złożony PIT-2, podstawowe wpłaty PPK po obu stronach, przykładowa stopa wypadkowa 1,67%, brak szczególnych zwolnień; stan na 2026 r. Kwoty mają charakter modelowy – rzeczywisty koszt ustalamy na podstawie danych Twojej firmy.

Gdzie szukamy oszczędności w kosztach pracy?

Nie zakładamy z góry, że każde rozwiązanie pasuje do Twojej firmy. Każda zmiana zaczyna się od kwalifikacji warunków, danych i ryzyka.

01

Świadczenia pozapłacowe i struktura wynagrodzeń

Sprawdzamy, jakie świadczenia są możliwe do zaoferowania pracownikom w Twojej branży oraz czy ich konstrukcja odpowiada faktycznemu sposobowi działania Twojej firmy.

02

Wpłaty na PFRON

Sprawdzamy, czy Twoja firma prawidłowo ustala obowiązek i wysokość wpłat na PFRON oraz czy uwzględnia dane, wskaźniki i możliwe obniżenia zgodnie z aktualnymi zasadami.

03

50% koszty uzyskania przychodów

Sprawdzamy, czy w firmie rzeczywiście można mówić o powstawaniu utworów w rozumieniu prawa autorskiego, kto korzysta z praw autorskich (tzw. koszty autorskie), jak wyodrębnione jest honorarium autorskie oraz czy prowadzona dokumentacja faktycznie pozwala zastosować 50% koszty uzyskania przychodów.

04

Programy motywacyjne

Pomagamy zaprojektować albo zweryfikować już funkcjonujący program motywacyjny dla pracowników – np. ESOP lub inny program udziałowy – dla kluczowych osób w Twojej firmie – osób, których obecność jest wprost powiązana z wytwarzaną w niej wartością, wynikiem finansowym lub udziałem w jej rozwoju.

Najpierw audyt. Potem decyzja, czy warto coś zmienić

Po zakończeniu audytu otrzymujesz od nas raport i wówczas wspólnie omawiamy możliwe warianty zmian. To klient decyduje, czy przewidywany efekt uzasadnia koszt i zmianę organizacyjną. Wdrożenie oraz dalsza opieka są odrębnymi, opcjonalnymi etapami.

Nie zaczynamy od gotowego rozwiązania. Najpierw poznajemy skalę i sposób działania firmy, ustalamy zakres audytu, a następnie przedstawiamy ofertę i listę potrzebnych danych.

Etap 1

Konsultacja i oferta

Rozmowa 45–60 minut, oferta zwykle w kilka dni
Filipiak Babicz TAX Pytamy o skalę zatrudnienia, stosowane rozwiązania i problemy. Na podstawie informacji od klienta przygotowujemy indywidualną ofertę oraz przedstawiamy możliwe do uzyskania korzyści.
Klient Przekazuje nam podstawowe informacje, a po przedstawieniu oferty decyduje, czy rozpoczynamy dalsze działania.
Rezultat Precyzyjne określenie zakresu prac i wyceny przed rozpoczęciem działań.
Etap 2

Audyt, raport i spotkanie

Termin ustalamy w ofercie
Filipiak Babicz TAX Analizujemy dokumenty, listy płac, regulacje wewnętrzne i wybrane procesy; prowadzimy wywiady z HR, działem finansowym i zarządem. Następnie przedstawiamy możliwe warianty, warunki, ryzyka, przewidywany efekt i szacowany koszt wdrożenia.
Klient Wyjaśnia stosowane praktyki, zapewnia dostęp do danych i weryfikuje założenia faktyczne oraz operacyjne. Wskazuje, które warianty chce dalej rozważać.
Rezultat Mapa obecnego stanu i ryzyk, raport oraz świadoma decyzja: wdrażać, ograniczyć zakres albo zakończyć projekt.
Etap 3 – opcjonalny

Decyzja i wdrożenie

Zależnie od decyzji, zakresu i organizacji
Filipiak Babicz TAX Odpowiadamy na pytania i – na życzenie – przygotowujemy ofertę wdrożeniową. Po jej akceptacji przygotowujemy uzgodnioną dokumentację, kalkulacje, procedury, szkolenia i wsparcie implementacyjne.
Klient Samodzielnie ocenia opłacalność i akceptowalność zmian. Jeżeli decyduje się na wdrożenie, wspólnie pracujemy nad wprowadzeniem zmian i podjęciem właściwych decyzji, komunikujemy je pracownikom i wprowadzamy odpowiednie procedury.
Rezultat Możliwość zakończenia współpracy po audycie albo wdrożone rozwiązanie wraz z dokumentacją.
Etap 4 – opcjonalny

Dalsza opieka

Model okresowy lub stały
Filipiak Babicz TAX Wykonujemy okresową weryfikację wprowadzonych rozwiązań, aktualizujemy dokumentację i wspieramy w razie potrzeby zmian lub kontroli w uzgodnionym zakresie.
Klient Prowadzi właściwe ewidencje i zestawienia, stosuje uzgodnione zasady i informuje o wprowadzonych samodzielnie zmianach lub potrzebie ich wprowadzenia.
Rezultat Utrzymanie rozwiązania i bieżąca kontrola jego działania.

Jak może wyglądać projekt?

Poniższe przykłady pokazują, jak zaproponowane przez nas rozwiązania mogą funkcjonować w praktyce.

Case study

Firma technologiczna: 50% KUP tylko tam, gdzie da się je obronić

Przykład przedsiębiorstwa zatrudniającego około 45 osób, w którym część zespołu tworzy oprogramowanie i dokumentację, a część wykonuje zadania organizacyjne, sprzedażowe lub zarządcze.

Punkt wyjścia
Firma rozważa objęcie 50% KUP szerokiej grupy pracowników i chce oszacować efekt finansowy.
Diagnoza
Analiza umów z pracownikami, specyfiki ich stanowisk i zakresu obowiązków oraz rezultatów pracy.
Rekomendacja
Ograniczenie programu do osób i czynności spełniających warunki; rezygnacja z objęcia programem części stanowisk mimo potencjalnego efektu finansowego.
Wdrożenie
Zmiany umów i zasad wynagradzania, ewidencja utworów, dostosowanie list płac, szkolenie HR i cykliczne przeglądy.
Uzyskany efekt
Bezpiecznie wdrożone rozwiązanie obejmujące wybraną grupę pracowników.
Case study

Firma produkcyjna: audyt PFRON i świadczeń pozapłacowych

Przykład przedsiębiorstwa zatrudniającego około 120 osób, ponoszącego regularne wpłaty na PFRON i oferującego kilka świadczeń pozapłacowych na różnych zasadach.

Punkt wyjścia
Zarząd chce sprawdzić poprawność kalkulacji, realny koszt świadczeń oraz możliwe warianty ograniczenia obciążeń.
Diagnoza
Weryfikacja danych płacowych i rozliczeń PFRON, regulaminów świadczeń i sposobu finansowania benefitów.
Rekomendacja
Korekty w sposobie dokumentowania i kalkulacji; przedstawienie kilku wariantów operacyjnych wraz z kosztami, ryzykiem i wpływem na pracowników.
Decyzja klienta
Wdrożenie tylko zmian porządkujących i jednego wariantu ekonomicznie uzasadnionego; odrzucenie pozostałych jako zbyt kosztownych organizacyjnie.
Uzyskany efekt
Ograniczone zmiany i uporządkowanie stosowanych zasad.

Powiązane usługi

Ulgi podatkowe B+R, IP Box, ulga na ekspansję – dobrane do działalności. Zobacz Estoński CIT Odroczenie podatku do wypłaty zysku i niższa efektywna stawka. Zobacz Abonament podatkowy Stały dostęp do doradcy bez doraźnych zleceń. Zobacz

Optymalizacja kosztów zatrudnienia to element naszego doradztwa podatkowego dla firm – sprawdź pozostałe usługi.

Co oznacza optymalizacja kosztów pracy i wynagrodzeń?

Nazwa rozwiązania nie przesądza o jego skutkach. Poniżej opisujemy, co w każdym z tych tematów decyduje o wyniku i kiedy warto go sprawdzić.

Świadczenia pozapłacowe i struktura wynagrodzeń

To, jak nazwiemy dane świadczenie, nie przesądza jeszcze o możliwych oszczędnościach i skutkach w PIT lub ZUS. Znaczenie mogą mieć m.in. regulamin, źródło finansowania, odpłatność pracownika, krąg uprawnionych oraz sposób udostępnienia świadczenia.

Kiedy warto sprawdzić?
Firma oferuje benefity, dopłaty, ubezpieczenia lub inne świadczenia, ale nie ma pewności, czy dokumentacja i rozliczenia odpowiadają przyjętemu modelowi.
Co może otrzymać klient?
Mapę obecnych świadczeń, ocenę warunków ich rozliczania oraz rekomendacje zmian w dokumentacji i procesie.

Wpłaty na PFRON

Obowiązek dokonywania wpłat na PFRON co do zasady może dotyczyć firm zatrudniających co najmniej 25 osób i niespełniających właściwego wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami. Nie jest to kara, lecz ustawowa wpłata, której wysokość zależy od danych zmieniających się w czasie.

Kiedy warto sprawdzić?
Wpłaty są istotne, zmieniła się skala zatrudnienia albo firma chce ocenić realne warianty operacyjne.
Co może otrzymać klient?
Rekalkulację obowiązku, opis źródeł danych, identyfikację błędów oraz ocenę dostępnych działań – wraz z ich kosztami i ograniczeniami.

50% koszty uzyskania przychodów

Preferencja nie wynika z samej nazwy stanowiska ani branży. Wymaga zgodności rzeczywistego sposobu pracy, umów, zasad wynagradzania, list płac i materiału dowodowego.

Kiedy warto sprawdzić?
Pracownicy tworzą oprogramowanie, projekty, dokumentację techniczną, materiały marketingowe lub inne rezultaty mogące stanowić utwory.
Co może otrzymać klient?
Kwalifikację ról i czynności, model honorarium autorskiego, projekt dokumentacji, zasady ewidencji i plan okresowych przeglądów.

Programy motywacyjne

Skutki, w tym podatkowe, zależą od rodzaju przyjętego rozwiązania, stosowanych instrumentów, osób uczestniczących w programie i sposobu realizacji korzyści. Nie każdy program motywacyjny oznacza automatycznie opodatkowanie stawką 19%.

Kiedy warto sprawdzić?
Firma chce związać kluczowe osoby z długoterminowym wynikiem ich działań, przygotowuje program udziałowy (ESOP) lub ma już rozwiązanie wymagające przeglądu.
Co może otrzymać klient?
Porównanie wariantów, opis skutków podatkowych i korporacyjnych, model dokumentacji oraz harmonogram wdrożenia.

Pytania, od których warto zacząć

Bez obietnic, które wyprzedzają rzetelną analizę.

Zakres audytu ustalamy wspólnie z Tobą po konsultacji wstępnej. Audyt może obejmować jeden lub kilka tematów: świadczenia pozapłacowe, wpłaty na PFRON, 50% koszty uzyskania przychodów oraz programy motywacyjne – to Ty o tym decydujesz, a naszą rolą jest Cię w tym wspierać. Analizujemy dane i dokumenty, opisujemy możliwe warianty, warunki ich zastosowania, ryzyka oraz szacowany efekt oszczędności. Wynikiem jest raport i spotkanie podsumowujące, a nie automatyczne wdrożenie.