Polityka prywatności

Polityka prywatności serwisu internetowego filipiakbabicztax.com

Wersja 1.0 · Data wejścia w życie: 3 czerwca 2026 r.

§ 1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z serwisu internetowego dostępnego pod adresem filipiakbabicztax.com (dalej: „Serwis”), a także zasady stosowania plików cookies i podobnych technologii śledzących.

Dokument stanowi realizację obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”).

Korzystając z Serwisu, Użytkownik akceptuje zasady opisane w niniejszej Polityce w zakresie, w jakim nie wymagają one odrębnej zgody. W przypadku czynności wymagających zgody (zapis na newsletter, wybrane pliki cookies), zgoda wyrażana jest odrębnie.

Wszelkie pojęcia użyte w niniejszej Polityce mają znaczenie nadane im przez RODO.

§ 2. Administrator danych osobowych

Współadministratorami danych osobowych Użytkowników Serwisu są:

• Filipiak Babicz Legal sp.k. – KRS: 0000820495, NIP: 7792405152, REGON: 302061657; siedziba: ul. Grunwaldzka 38, 60-786 Poznań;
• Filipiak Babicz Tax sp. z o.o. – KRS: 0000918503, NIP: 7792529836, REGON: 389766870; siedziba: ul. Matejki 6/10, 60-766 Poznań.

Punktem kontaktowym dla Użytkowników w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych jest:

• Adres korespondencyjny: ul. Matejki 6/10, 60-766 Poznań;
• E-mail: office@filipiakbabicz.com;
• Telefon: +48 61 222 43 80.

Zasady i zakres odpowiedzialności poszczególnych Współadministratorów określają uzgodnienia, o których mowa w art. 26 ust. 1 RODO. Zasadnicza treść tych uzgodnień jest udostępniana Użytkownikom na żądanie skierowane do Administratorów na adres wskazany powyżej.

§ 3. Inspektor Ochrony Danych

Współadministratorzy nie powołali Inspektora Ochrony Danych. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się bezpośrednio z Współadministratorami pod adresami wskazanymi w § 2.

§ 4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Współadministratorzy przetwarzają dane osobowe Użytkowników w następujących celach:

4.1. Obsługa zapytań przesyłanych przez formularz kontaktowy lub adres e-mail

Zakres danych: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (jeżeli podany), nazwa firmy / stanowisko (jeżeli podane), treść wiadomości oraz inne dane podane dobrowolnie przez Użytkownika.

Cel: udzielenie odpowiedzi na zapytanie, prowadzenie korespondencji, a w przypadku zapytań dotyczących potencjalnej współpracy – podjęcie działań zmierzających do zawarcia umowy.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (działania przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes Współadministratorów polegający na prowadzeniu komunikacji z osobami zainteresowanymi działalnością Kancelarii).

Okres przechowywania: przez okres niezbędny do załatwienia sprawy, a następnie przez okres 3 lat od zakończenia korespondencji w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

4.2. Subskrypcja newslettera oraz zapisy na wydarzenia (Akademia FB, webinary, szkolenia)

Zakres danych: adres e-mail, imię i nazwisko, nazwa firmy, NIP, stanowisko.

Cel: przesyłanie informacji marketingowych, treści edukacyjnych, zaproszeń na wydarzenia, materiałów z serii Akademii FB.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (zgoda Użytkownika) w związku z art. 10 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz właściwymi przepisami ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej (PKE).

Okres przechowywania: do czasu wycofania zgody; po wycofaniu – przez okres 3 lat wyłącznie w celu wykazania faktu jej udzielenia oraz wycofania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4.3. Statystyki i analityka Serwisu

Zakres danych: adres IP (zwykle pseudonimizowany), identyfikatory cookies, informacje o urządzeniu, przeglądarce, systemie operacyjnym, źródle wejścia, zachowaniu w Serwisie (odwiedzone podstrony, czas na stronie, kliknięcia).

Cel: analiza ruchu na Serwisie, pomiar skuteczności treści, poprawa funkcjonalności i doświadczeń Użytkowników.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (zgoda wyrażona przez baner cookies).

4.4. Analiza zachowania Użytkowników (heatmapy, nagrania sesji)

Zakres danych: identyfikator sesji, dane techniczne (jak wyżej), nagrania ruchów kursora, kliknięć i przewijania w Serwisie. Pola formularzy są maskowane przed nagrywaniem.

Cel: analiza użyteczności Serwisu, identyfikacja problemów UX, optymalizacja konwersji.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (zgoda wyrażona przez baner cookies).

4.5. Marketing własnych usług Kancelarii

Zakres danych: identyfikatory cookies marketingowych, dane o aktywności w Serwisie.

Cel: prezentowanie reklam dopasowanych do Użytkownika, w tym remarketing.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (zgoda na cookies marketingowe).

4.6. Zabezpieczenie Serwisu przed nadużyciami

Zakres danych: adres IP, dane behawioralne, identyfikator urządzenia – gromadzone w momencie wypełniania formularzy w Serwisie.

Cel: zapobieganie nadużyciom (spam, ataki bot), ochrona Serwisu i Użytkowników.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes Współadministratorów polegający na zabezpieczeniu Serwisu).

4.7. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń

Cel: ochrona praw Współadministratorów.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes).

Okres przechowywania: do upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających z obowiązujących przepisów prawa.

4.8. Realizacja obowiązków prawnych

Cel: obsługa żądań uprawnionych organów, prowadzenie dokumentacji wymaganej przepisami prawa.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.

4.9. Procesy rekrutacyjne

Dotyczy formularza aplikacyjnego w zakładce „Kariera” oraz aplikacji przesyłanych na adres e-mail Kancelarii.

Zakres danych:

• dane wskazane w art. 22¹ § 1 KP (imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez kandydata), a w zakresie wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia (z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu) – gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy na danym stanowisku (art. 22¹ § 2 KP);
• dane dotyczące uprawnień zawodowych (wpis na listę adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych, status aplikanta, nr wpisu) – w zakresie wynikającym z przepisów regulujących wykonywanie danego zawodu (art. 22¹ § 4 KP);
• dane niezbędne do zawarcia umowy cywilnoprawnej lub B2B – w przypadku rekrutacji na takie formy współpracy;
• dane przekazane dobrowolnie z inicjatywy kandydata (m.in. zdjęcie, zainteresowania, dodatkowe informacje w CV i liście motywacyjnym) – ich przekazanie jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie;
• notatki sporządzone przez rekruterów w toku rozmów rekrutacyjnych.

Cele przetwarzania:

• przeprowadzenie procesu rekrutacji na stanowisko, na które kandydat aplikuje;
• na podstawie odrębnej zgody – udział w przyszłych rekrutacjach prowadzonych przez Współadministratorów;
• ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń związanych z procesem rekrutacji.

Podstawy prawne:

• art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z art. 22¹ § 1–2 i § 4 KP – w zakresie danych wymaganych przepisami prawa pracy;
• art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – w zakresie danych niezbędnych do zawarcia umowy cywilnoprawnej lub B2B;
• art. 6 ust. 1 lit. a) RODO w zw. z art. 22¹ᵃ KP – w zakresie danych dobrowolnych oraz udziału w przyszłych rekrutacjach;
• art. 9 ust. 2 lit. a) RODO w zw. z art. 22¹ᵇ § 1 KP – w przypadku szczególnych kategorii danych przekazanych z inicjatywy kandydata;
• art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Okres przechowywania:

• dane związane z rekrutacją na konkretne stanowisko – do zakończenia procesu rekrutacji, a następnie przez 3 miesiące od zatrudnienia wybranego kandydata;
• dane przetwarzane na podstawie zgody na przyszłe rekrutacje – do czasu wycofania zgody, nie dłużej niż 24 miesiące;
• dane przetwarzane w celu obrony przed roszczeniami – przez okres przedawnienia roszczeń, co do zasady 3 lata (art. 291 § 1 KP).

Po upływie wskazanych okresów dane są trwale usuwane lub anonimizowane.

§ 5. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach jest niezbędne do osiągnięcia określonego celu:

• bez podania adresu e-mail nie jest możliwe udzielenie odpowiedzi na zapytanie kontaktowe;
• bez podania adresu e-mail nie jest możliwa subskrypcja newslettera;
• bez akceptacji niezbędnych plików cookies Serwis może nie funkcjonować prawidłowo.

W przypadku ubiegania się o świadczenie usług doradztwa podatkowego lub prawnych przez Kancelarię, obowiązek podania określonych danych może wynikać z przepisów prawa (m.in. ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu) – w takim wypadku szczegółowe informacje są przekazywane odrębnie przy zawieraniu umowy o świadczenie usług.

§ 6. Odbiorcy danych

Dane osobowe Użytkowników mogą być ujawniane następującym kategoriom odbiorców:

6.1. Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Współadministratorów (procesorzy)

Na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych zawartych zgodnie z art. 28 RODO, dane mogą być przekazywane następującym podmiotom:

• Dostawca hostingu Serwisu: Cyber_Folks S.A.;
• Dostawca poczty elektronicznej: Microsoft;
• Dostawca systemu newslettera: MailerLite Limited (Irlandia);
• Dostawca narzędzi analitycznych: Google Ireland Limited (Google Analytics, Google Tag Manager, reCAPTCHA Enterprise);
• Dostawca narzędzi do analizy zachowań użytkowników: Hotjar Ltd. (Malta);
• Dostawca systemów CRM: Raynet s.r.o., EmpreSoft Sp. z o.o.;
• Inne podmioty IT świadczące usługi wsparcia, utrzymania i rozwoju Serwisu.

6.2. Podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa

Organy administracji publicznej, sądy, prokuratura, organy egzekucyjne – w zakresie i na zasadach określonych przez przepisy prawa.

6.3. Podmioty współpracujące

Współpracujące kancelarie, biura rachunkowe, audytorzy – w zakresie niezbędnym do realizacji celów wskazanych w § 4, każdorazowo na podstawie odpowiednich podstaw prawnych i z zachowaniem tajemnicy zawodowej.

Współadministratorzy nie sprzedają danych osobowych ani nie udostępniają ich podmiotom trzecim w celach marketingowych tych podmiotów.

§ 7. Przekazywanie danych do państw trzecich

W związku z korzystaniem z narzędzi dostarczanych przez podmioty z siedzibą poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (w szczególności w Stanach Zjednoczonych), dane osobowe Użytkowników mogą być przekazywane poza EOG.

Dotyczy to w szczególności następujących narzędzi:

• Google Analytics, Google Tag Manager, reCAPTCHA Enterprise (Google LLC, USA);
• inne narzędzia third-party wskazane w § 10.

Przekazywanie danych poza EOG odbywa się z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w Rozdziale V RODO, w szczególności:

• na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej (UE) 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zapewniany przez ramy ochrony danych UE-USA (Data Privacy Framework) – w odniesieniu do odbiorców certyfikowanych w ramach DPF;
• na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2021/914 z dnia 4 czerwca 2021 r.;
• w oparciu o inne mechanizmy przewidziane w art. 46 RODO.

Kopię zastosowanych zabezpieczeń można uzyskać kontaktując się z Współadministratorami pod adresem wskazanym w § 2.

§ 8. Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych Użytkownikowi przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
• prawo do sprostowania (poprawiania) danych (art. 16 RODO);
• prawo do usunięcia danych – „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO);
• prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
• prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany;
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO) – gdy podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Współadministratorów;
• prawo wycofania zgody w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3 RODO) – wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl).

Ograniczenia praw wynikające z tajemnicy zawodowej i obowiązków ustawowych

W zakresie, w jakim Współadministratorzy przetwarzają dane w związku ze świadczeniem pomocy prawnej lub doradztwa podatkowego, prawa wskazane powyżej – w szczególności prawo do usunięcia danych, prawo dostępu do danych oraz prawo do ograniczenia przetwarzania – mogą być ograniczone na podstawie:

• art. 17 ust. 3 lit. b) i e) RODO;
• przepisów regulujących obowiązek zachowania tajemnicy zawodowej, w szczególności: art. 6 ustawy z dnia 26 maja 1982 r. – Prawo o adwokaturze; art. 3 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych; art. 37 ustawy z dnia 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym;
• przepisów ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• przepisów dotyczących archiwizacji akt sądowych, podatkowych i rachunkowych.

Realizacja praw następuje poprzez kontakt na dane wskazane w § 2. Współadministratorzy udzielają odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania, z możliwością przedłużenia tego terminu o kolejne dwa miesiące w przypadkach uzasadnionych złożonością żądania (art. 12 ust. 3 RODO).

Niezależnie od uzgodnień między Współadministratorami, Użytkownik może wykonywać przysługujące mu prawa wobec każdego z nich (art. 26 ust. 3 RODO).

§ 9. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis wykorzystuje pliki cookies – niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym Użytkownika – oraz podobne technologie (np. local storage, piksele śledzące). Podstawą prawną ich stosowania jest art. 399 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej oraz art. 6 ust. 1 lit. a) lub f) RODO.

W Serwisie stosowane są następujące kategorie plików cookies:

• cookies niezbędne (techniczne) – umożliwiające prawidłowe funkcjonowanie Serwisu (m.in. obsługa sesji, zapamiętanie preferencji cookies, zabezpieczenie formularzy); nie wymagają zgody Użytkownika;
• cookies analityczne – służące do pomiaru ruchu i analizy zachowania Użytkowników w Serwisie (Google Analytics, Hotjar); wymagają zgody;
• cookies marketingowe / reklamowe – służące do prezentowania treści dopasowanych do Użytkownika i remarketingu; wymagają zgody;
• cookies funkcjonalne – umożliwiające korzystanie z dodatkowych funkcjonalności (np. osadzone materiały wideo); wymagają zgody.

9.1. Szczegółowy wykaz stosowanych plików cookies

Nazwa / dostawca	Kategoria	Cel	Okres
_ga / Google	Analityczne	Identyfikacja unikalnego użytkownika	2 lata
_ga_* / Google	Analityczne	Stan sesji GA4	2 lata
_gid / Google	Analityczne	Odróżnianie użytkowników	24 godziny
_hjSession_* / Hotjar	Analityczne	Identyfikacja sesji Hotjar	30 minut
_hjSessionUser_* / Hotjar	Analityczne	Identyfikacja unikalnego użytkownika Hotjar	12 miesięcy
_GRECAPTCHA / Google	Niezbędne	Zabezpieczenie formularzy	6 miesięcy

9.2. Zarządzanie cookies

Użytkownik zarządza zgodami na cookies poprzez baner cookies wyświetlany przy pierwszym wejściu do Serwisu oraz poprzez link „Ustawienia cookies” dostępny w stopce Serwisu. Ustawienia plików cookies można również zmienić w ustawieniach przeglądarki:

• Google Chrome: https://support.google.com/chrome/answer/95647
• Mozilla Firefox: https://support.mozilla.org/pl/kb/usuwanie-ciasteczek
• Apple Safari: https://support.apple.com/pl-pl/guide/safari/sfri11471/mac
• Microsoft Edge: https://support.microsoft.com/pl-pl/microsoft-edge

Wyłączenie plików cookies może wpłynąć na funkcjonalność Serwisu.

§ 10. Narzędzia podmiotów trzecich

W Serwisie mogą być wykorzystywane następujące narzędzia dostarczane przez podmioty trzecie. Korzystanie z części z nich odbywa się na podstawie zgody Użytkownika wyrażonej w banerze cookies:

• Google Analytics, Google Tag Manager – dostawca: Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia); cel: pomiar i analiza ruchu na Serwisie; polityka prywatności: https://policies.google.com/privacy.
• Google reCAPTCHA Enterprise – dostawca: Google Ireland Limited; cel: ochrona formularzy przed nadużyciami; polityka prywatności: https://policies.google.com/privacy.
• Hotjar – dostawca: Hotjar Ltd. (Dragonara Business Centre, 5th Floor, Dragonara Road, Paceville, St Julian’s STJ 3141, Malta); cel: analiza zachowania Użytkowników, heatmapy i nagrania sesji; polityka prywatności: https://www.hotjar.com/legal/policies/privacy.
• MailerLite – dostawca: MailerLite Limited (Ground Floor, 71 Lower Baggot Street, Dublin 2, D02 P593, Irlandia); cel: obsługa newslettera; polityka prywatności: https://www.mailerlite.com/legal/privacy-policy.
• Linki do mediów społecznościowych: LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company), Facebook (Meta Platforms Ireland Ltd.), Instagram (Meta Platforms Ireland Ltd.), YouTube (Google Ireland Limited) – kliknięcie w link kieruje Użytkownika do serwisu zewnętrznego, którego operator stosuje własną politykę prywatności.

§ 11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Współadministratorzy nie podejmują wobec Użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały w rozumieniu art. 22 RODO.

Współadministratorzy mogą dokonywać profilowania o charakterze marketingowym (np. segmentacja odbiorców newslettera na podstawie zainteresowań). Profilowanie to nie wywołuje skutków prawnych wobec Użytkownika i odbywa się na podstawie zgody lub prawnie uzasadnionego interesu Współadministratorów.

§ 12. Bezpieczeństwo danych

Współadministratorzy stosują adekwatne środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w szczególności:

• szyfrowanie transmisji danych protokołem TLS/SSL;
• kontrolę dostępu do systemów przetwarzających dane osobowe (uwierzytelnianie wieloskładnikowe tam, gdzie to możliwe);
• regularne aktualizacje oprogramowania i komponentów Serwisu;
• procedury reagowania na incydenty bezpieczeństwa zgodne z art. 33 i 34 RODO;
• regularne szkolenia pracowników i współpracowników w zakresie ochrony danych osobowych;
• regularne audyty zgodności z RODO.

§ 13. Linki do stron zewnętrznych

Serwis może zawierać odnośniki do stron internetowych prowadzonych przez podmioty trzecie, w tym do serwisów i blogów Grupy Filipiak Babicz prowadzonych pod odrębnymi domenami oraz do mediów społecznościowych. Każda z tych stron stosuje własną politykę prywatności. Zaleca się zapoznanie z politykami prywatności tych stron przed udostępnieniem im jakichkolwiek danych osobowych.

§ 14. Zmiany Polityki Prywatności

Współadministratorzy zastrzegają sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce. Każdorazowa zmiana jest publikowana w Serwisie wraz ze wskazaniem daty wejścia w życie.

W przypadku zmian istotnie wpływających na sposób przetwarzania danych, Współadministratorzy poinformują Użytkowników w sposób umożliwiający zapoznanie się ze zmianami przed ich wejściem w życie – w szczególności poprzez komunikat w Serwisie lub wiadomość e-mail (jeżeli Współadministratorzy posiadają adres e-mail Użytkownika).

Poprzednie wersje Polityki Prywatności są archiwizowane i udostępniane na żądanie.